• Volledige handling
  • Natuurlijk MVO!
  • 24-uurs verwerking
  • Multi doorzoekbaar
  • State of the art beveiligd

Digitaliseren >  Substitutie scannen

Substitutie scannen: de norm voor vervangen en vernietigen van analoog archief? 
 

Substitutie scannen betreft de normering die de Nederlandse overheid stelt aan het scannen van archief, waarvan gewenst is dat het basismateriaal na digitalisering voor vernietiging in aanmerking moet komen. Bepalende factoren bij de beoordeling zijn de wijze en kwaliteit van de conversie, waardoor de gedigitaliseerde data het oorspronkelijke materiaal mag gaan vervangen als ‘origineel’.

 

Artikel 7 van de AW, dat van toepassing is op het scannen van archiefmateriaal, stelt: “De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van de archiefbescheiden, die niet als te vernietigen worden aangemerkt in de in artikel 5 genoemde lijsten, is een machtiging vereist van Onze minister dan wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, van gedeputeerde staten. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.”


Keywords voor het scannen volgens de Substitutienorm

Bij scannen conform de Substitutienorm staan een vijftal begrippen centraal, te weten: volledigheid, integriteit, juistheid, controleerbaarheid en duurzaamheid. Als opdrachtgever kunt u daarom profiteren van:
 

  1. De 2dA procesinrichting, die tot digitalisering op de allerhoogste kwaliteitsniveaus leidt.
     
  2. Controle tools als het 2dA Track&Trace System® en het 2dA Control System® waarmee de sleutelbegrippen volledigheid en controleerbaarheid - onafhankelijk van welke software en zonder abonnementsvorm - kunnen worden gerealiseerd binnen uw eigen digitaliseringomgeving.

 

Voor wie van belang

De Substitutienorm geldt voor alle overheid- en semioverheidsorganisaties, alsook voor alle andere organisaties die archief willen laten scannen met een juridische en/of wettelijke geldigheid en het oorspronkelijke materiaal willen laten vernietigen. Laat u vooraf goed informeren!

referenties

  • Universitair Medisch Centrum Radboud (logo)
  • Korps landelijke politiediensten (logo)
  • Woningcorporatie Talis (logo)
  • Schiphol Real Estate (logo)
  • Stadsarchief Amsterdam (logo)
  • Triodos Bank (logo)
  • Luchtvaartmaatschappij Transavia.com (logo)
  • Monuta uitvaartverzorger en verzekeraar (logo)
  • SURFnet (logo)
  • Havenziekenhuis (logo)
Contact